受付番号で進捗を見せるステータス確認ページの作り方

修理・預かり・順番待ちなど、時間のかかる受付では「今どうなっていますか？」の問い合わせが繰り返し発生します。受付番号で進捗を見せる公開ページを渡しておくと、お客様が自分で確認でき、店側の電話対応が大きく減ります。

問い合わせが減る仕組み

受付時に、状態を確認できるURL（QR）と受付番号を渡します。お客様はそのページを開くだけで「受付済み・確認中・作業中・完了」などの最新状態が分かります。わざわざ電話しなくてよいので、双方の手間が減ります。

この仕組みは ステータスフォーム で作れます。受付番号つきの公開ページで状態を掲示でき、状態はワンタップで切り替えられます。

導入の手順

ステータスの区切り方

段階の数は5〜7が実用的です。細かすぎると更新の手間が増えて更新されなくなり、粗すぎると「作業中」のまま何日も動かず、かえって不安を与えます。

「待ち」を用意しておくのがコツです。これがないと、部品を待っている期間が「作業中」に見え、進んでいないことへの問い合わせが増えます。

更新を忘れないコツ

更新を独立した作業にすると必ず忘れます。実際の作業の区切りに紐づけてください。

• 部品を発注したら「待ち」に変える
• 作業を終えて棚に戻したら「完了」に変える
• お客様に電話したら、その場でコメントを1行残す

すでに起きている出来事とセットにすれば、追加の手間はほぼゼロになります。

公開する情報は最小限に

公開ページには受付番号と状態だけを出し、氏名などの個人情報は載せない運用が安全です。店頭のボードに一覧で掲示する使い方でも、番号ベースならプライバシーに配慮できます。

公開コメントを添えられますが、ここにも個人が特定される情報は書かないでください。「部品を発注しました」程度で十分に伝わります。

向いている業種

• 修理・メンテナンス：預かり品の進捗
• クリーニング・受託加工：仕上がり状況
• 順番待ち・整理券：呼び出しの目安
• 受注生産：制作の進み具合

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よくある質問